Qu'est-ce qu'un rapprochement facture, bon de livraison et bon de commande ?
Le rapprochement consiste à vérifier, avant paiement, que la facture correspond à ce qui a été commandé et à ce qui a été réellement livré. Il répond à 2 questions : ai-je reçu ce qu'on me facture, et au prix négocié ? Le fichier fait ce contrôle avec 3 formules en HT.
Dans l'exemple fictif du fichier, 60 panneaux de treillis commandés à 32,50 € et facturés à 34,90 € donnent 144 € d'écart de prix. 1 200 parpaings facturés pour 1 150 livrés, à 1,35 €, donnent 67,50 € d'écart de quantité. Notre article sur les écarts cachés des factures fournisseurs détaille d'où viennent ces différences.
- Montant attendu = quantité livrée x prix commandé.
- Écart de quantité = (quantité facturée - quantité livrée) x prix commandé.
- Écart de prix = écart total - écart de quantité, l'écart total étant le montant facturé moins le montant attendu.
Comment remplir le tableau étape par étape
Le tableau se remplit en 5 étapes, à raison d'1 ligne par article ; les cellules jaunes sont à saisir et les lignes marquées « Exemple » à remplacer.
- Réglez la tolérance en euros par ligne. Elle évite de traiter les écarts d'arrondi : 1 € en exemple, à vous de la fixer.
- Identifiez la ligne : fournisseur, chantier, numéros de commande, de bon de livraison et de facture.
- Reportez les 3 pièces : quantité et prix commandés, quantité livrée, quantité et prix facturés.
- Lisez le statut : conforme, écart de prix, écart de quantité, BL manquant, commande manquante, facture à recevoir.
- Notez votre décision et ouvrez la synthèse : trop facturé à contester, facturé non rapproché, livré non facturé et taux de conformité par fournisseur.
Les erreurs qui laissent passer les écarts
L'erreur la plus coûteuse consiste à comparer la facture à la seule commande : si la livraison a été partielle, la facture paraît conforme alors que vous payez du matériel jamais reçu. Le modèle compare donc à la quantité livrée.
- Saisir les bons de livraison après la facture : le contrôle arrive trop tard. Notre article sur les bons de livraison détaille ce point.
- Contrôler le total de la facture sans descendre à la ligne : 2 écarts de sens contraire peuvent s'annuler.
- Oublier le prix négocié : sans prix de commande, aucune surfacturation ne peut être repérée.
- Payer une ligne hors commande sans chercher qui l'a demandée : le fichier la signale en « Commande manquante ».
Comment l'IA automatise le rapprochement dans l'Accompagnement BTP
L'IA peut lire les commandes, les bons de livraison et les factures, les rapprocher ligne à ligne et ne présenter que les écarts à l'équipe. Notre constat sur le rapprochement des BL et des factures décrit cette organisation. Les coûts ainsi contrôlés alimentent aussi votre tableau de rentabilité chantier.
Dans l'Accompagnement BTP (499 € ou 799 € HT par mois, sans engagement), Codito BTP construit avec vous un logiciel sur mesure, sans frais de construction, avec une première version visée en 60 jours. Une licence s'ajoute, fixée avant tout engagement et payée seulement si cette version vous satisfait. Cette garantie vaut si vous avez transmis les données et désigné un référent dans les délais convenus. Une personne garde la décision de payer ou de contester, car une référence mal lue ou une pièce floue peut fausser un écart. Si vous recevez peu de factures par mois, ce fichier peut suffire.