Le rapprochement entre une facture et un bon de livraison consiste à vérifier, avant de payer, que le fournisseur facture ce qui a réellement été livré, au prix convenu. Le contrôle complet compare 3 documents ligne à ligne : le bon de commande, le bon de livraison et la facture. Il se fait à la main sur de petits volumes, sur Excel tant qu'une personne tient le rythme, puis avec l'IA quand le papier et le volume débordent. Une personne décide toujours de la suite.
Le sujet pèse dans l'Indice Codito BTP : une entreprise y rapproche 400 factures par mois à la main, et une autre voit la moitié de ses bons de livraison erronés ou incomplets. Ce guide traite le contrôle lui-même, tel que vous pouvez le faire dès cette semaine. La capture des bons est détaillée dans la saisie des bons de livraison, et la détection par un agent dans les écarts cachés des factures fournisseurs.
Qu'est-ce que le rapprochement de factures ?
Le rapprochement de factures est le contrôle qui relie une facture fournisseur aux pièces qui la justifient. Il existe 3 niveaux, et chacun laisse passer des erreurs différentes.
| Contrôle | Ce qu'il vérifie | Ce qu'il laisse passer |
|---|---|---|
| Bon de commande et facture | L'article et le prix correspondent à ce qui a été commandé | Une quantité facturée mais jamais livrée |
| Bon de livraison et facture | La quantité facturée correspond à la quantité reçue | Un prix supérieur au tarif négocié, si le bon ne porte pas de prix |
| Contrôle à 3 documents | Commandé, reçu et facturé concordent | Une erreur de chantier, si personne n'impute la dépense |
Ce contrôle se distingue du rapprochement bancaire, qui compare le relevé de banque à la comptabilité une fois le paiement fait. Ici, tout se joue avant de payer. Les 3 pièces sont aussi à garder : factures, bons de commande et bons de livraison se conservent 10 ans à partir de la clôture de l'exercice (Service-Public, consulté le 4 novembre 2026).
La méthode pas à pas
La méthode tient en 7 étapes, de la commande à la décision de paiement, et elle fonctionne quel que soit l'outil.
- Fixer la référence de prix. Le prix de référence est celui de la commande ou du tarif négocié, écrit quelque part. Sans lui, un écart de prix reste invisible.
- Contrôler à la réception. La personne qui réceptionne compte, note la casse ou le manque sur le bon, puis signe. Si la livraison passe par un transporteur, l'article L133-3 du Code de commerce prévoit une protestation motivée dans les 3 jours, jours fériés non compris, par lettre recommandée ou acte extrajudiciaire (Légifrance, consulté le 4 novembre 2026). Faites confirmer votre cas par votre conseil.
- Classer par commande et par chantier. Chaque bon rejoint sa commande le jour où il arrive, en photo ou en PDF. La facture viendra s'y rattacher.
- Pointer les quantités. Additionnez tous les bons d'une même commande, puis comparez au total facturé. Un bon isolé ne suffit pas, car les livraisons partielles sont courantes.
- Pointer les prix et les frais. Comparez chaque prix unitaire à la référence, puis repérez toute ligne absente de la commande.
- Qualifier l'écart. Notez le type, le montant, le fournisseur et le chantier. Fixez un seuil de tolérance, pour ne pas traiter un arrondi comme un litige.
- Décider. Payer, demander un avoir par écrit ou bloquer la facture. Le temps est compté : le Code de commerce fixe le délai de paiement à 30 jours par défaut, avec un plafond contractuel de 60 jours après l'émission de la facture ou de 45 jours fin de mois si le contrat le prévoit (consulté le 4 novembre 2026).
Les écarts typiques du BTP
Les écarts les plus fréquents dans le BTP viennent des livraisons partielles, des unités différentes et des frais ajoutés. Le tableau donne des exemples génériques à chercher chez vous.
| Écart | Exemple | Comment le voir |
|---|---|---|
| Livraison partielle facturée en entier | 100 unités commandées, 60 reçues, 100 facturées | Somme des bons contre quantité facturée |
| Unité différente | Bon en tonnes, facture en m³, ou palette contre unité | Conversion écrite dans la commande |
| Prix hors tarif | Tarif de l'année passée, remise oubliée | Prix facture contre prix commande |
| Frais ajoutés | Transport, petite quantité, attente de camion, pompage | Toute ligne absente de la commande |
| Avoir non déduit | Palettes consignées rendues, surplus repris | Suivi des retours par fournisseur |
| Double facturation | Même bon sur 2 factures, à quelques mois d'écart | Recherche du numéro de bon |
| Facture sans bon | Location, achat au comptoir, livraison directe | Liste des factures sans pièce |
| Mauvais chantier | Montant juste, imputation fausse | Adresse de livraison contre code chantier |
Le dernier cas ne coûte rien sur la facture et fausse pourtant la marge par chantier. Les écarts ne sont pas forcément volontaires : beaucoup sont des erreurs de saisie, et une demande d'avoir factuelle suffit souvent.
Le niveau Excel : comment le construire
Un tableur suffit au contrôle à 3 documents tant que les bons arrivent à temps et qu'une personne a le temps de saisir. Le modèle de rapprochement facture et bon de livraison sert de point de départ. Il repose sur 3 onglets (commandes, bons, factures) et sur quelques formules, ici avec des tableaux Excel nommés.
- Quantité livrée cumulée :
=SOMME.SI.ENS(Bons[Quantité];Bons[Commande];[@Commande];Bons[Article];[@Article]) - Écart en euros :
=[@QtéFacturée]*[@PUFacture]-[@QtéLivrée]*[@PUCommande] - Statut :
=SI(ABS([@Écart])<=Seuil;"OK";"À contrôler") - Doublon :
=NB.SI(Factures[NuméroBon];[@NuméroBon])>1
Prenons un exemple fictif. Vous commandez des granulats à 17,50 € la tonne. Les bons additionnent 36 t. La facture porte 40 t à 18 €, soit 720 €, pour 630 € attendus : l'écart de 90 € passe en « À contrôler ».
Le tableur a 3 limites. Il exige des références identiques, alors que le même article change de libellé d'un document à l'autre. Il ne lit pas le papier, donc quelqu'un saisit chaque bon. Et il décroche dès que la saisie prend du retard, parce qu'une facture contrôlée sans ses bons ne prouve rien.
Le niveau IA : ce qu'elle ajoute, avec validation humaine
L'IA ajoute 2 capacités au tableur : lire des documents photographiés ou scannés, et relier des libellés différents qui désignent le même article. Un agent lit les 3 pièces, propose le rapprochement ligne à ligne, applique vos seuils et ne remonte que les écarts, avec le détail de chacun. Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques (economie.gouv.fr, consulté le 4 novembre 2026). Ces factures arrivent en données, ce qui simplifie la lecture, voir ce que cela change dans le BTP. Le bon de livraison reste souvent en papier.
Une personne garde 4 décisions :
- les cas de lecture douteuse : le manuscrit et les documents abîmés restent moins fiables ;
- les correspondances d'articles proposées pour la première fois ;
- la suite donnée à chaque écart : payer, contester, demander un avoir ;
- les seuils de tolérance et leur évolution.
| Votre situation | Le niveau adapté |
|---|---|
| Quelques factures par semaine, peu de fournisseurs | Pointage à la main, avec une règle : pas de paiement sans bon |
| Une personne dédiée aux achats, bons reçus à temps | Le modèle Excel, avec un seuil de tolérance |
| Bons papier, plusieurs chantiers, pointage en retard | Un agent IA, puis le traitement des seuls écarts |
Par où commencer
Commencez par vos 3 fournisseurs les plus importants, sur le dernier trimestre, avec le modèle Excel. Vous saurez si les écarts sont concentrés, et combien ils pèsent en euros. Cet ordre de grandeur décide de la suite : s'il reste faible, gardez le tableur et votre règle de paiement.
Si vos achats tiennent en quelques factures par mois, l'Accompagnement à 499 € HT par mois ne se justifie pas pour ce seul sujet. Si le pointage déborde, le rapprochement fait partie des modules que Codito BTP construit avec les dirigeants dans l'Accompagnement BTP, sans engagement et résiliable à tout moment, sans frais de construction, avec une première version visée en 60 jours. Une licence s'ajoute, que vous ne payez que si vous êtes satisfait, à condition d'avoir transmis les données et désigné un référent dans les délais convenus. Pour regarder vos chiffres, réservez 30 minutes avec nous.