Le bon de livraison est la pièce la plus banale d'un chantier, et l'une des plus mal suivies. Il arrive en papier avec le camion, ou par mail chez le fournisseur, et il doit finir dans l'ERP, affecté au bon chantier, au bon prix. Entre les deux, il passe souvent par une poche de veste, une boîte à gants ou une pile sur un bureau.
Dans une entreprise que nous accompagnons, la saisie de la matière à partir des bons de livraison accusait trois à quatre mois de retard. Ce n'est pas un cas isolé : c'est la conséquence logique d'une saisie manuelle confiée à des personnes qui ont autre chose à faire.
Pourquoi les bons de livraison prennent du retard
- Le papier se perd. Un bon reste dans le camion, n'est jamais remonté au bureau, ou arrive froissé et illisible.
- Un bon, plusieurs chantiers. Une livraison groupée concerne plusieurs chantiers : il faut chercher à quoi correspond chaque ligne.
- Impression puis ressaisie. Les bons reçus par mail sont imprimés, puis ressaisis ligne à ligne dans l'ERP.
- Des prix unitaires pas à jour. Le prix saisi n'est pas toujours le prix négocié, et personne ne le voit avant la facture.
Ce que ce retard coûte
Tant que les bons ne sont pas saisis, le coût matière du chantier est inconnu. La marge par chantier est donc fausse au moment où l'on pourrait encore agir : renégocier, ajuster une commande, alerter le client sur un dépassement. Dans l'Indice Codito BTP, l'absence de visibilité sur la marge par chantier et la double saisie (800 à 1 200 heures par an estimées lors d'un audit) figurent parmi les frictions les plus coûteuses.
La méthode : le bon entre le jour où il arrive
- Capturer à la source. Une photo prise au déchargement depuis le téléphone, ou le mail du fournisseur transféré vers une adresse dédiée. Plus de papier qui voyage.
- Lire le bon. L'agent IA extrait le fournisseur, la date, le numéro de commande, les lignes, les quantités et l'adresse de livraison, y compris sur un bon photographié.
- Affecter au chantier. Par l'adresse de livraison et la référence de commande. Pour un bon multi-chantiers, il propose une ventilation ligne par ligne, que valide la personne qui connaît le chantier.
- Contrôler les prix. Chaque prix unitaire est comparé au tarif négocié ou à la commande ; les écarts sont signalés avant la saisie.
- Préparer la saisie dans l'ERP. Par import ou par connexion quand l'ERP le permet. Quand il est fermé, l'agent prépare un fichier prêt à importer : la saisie devient une validation.
Le rapprochement facture et bon de livraison
Un bon saisi à temps est aussi la pièce qui manque au contrôle des factures. Le rapprochement à trois voies compare la commande, le bon de livraison et la facture : mêmes articles, mêmes quantités, bons prix. Sans bon, la facture se paie de confiance. Nous détaillons ce contrôle dans IA et factures fournisseurs : les écarts que personne ne voit.
La facturation électronique aide : depuis septembre 2026, les factures fournisseurs arrivent en données structurées, avec l'adresse de livraison parmi les nouvelles mentions. Le bon de livraison, lui, reste souvent en papier : c'est le maillon à outiller.
Par où commencer
Mesurez d'abord le retard : combien de jours entre la livraison et la saisie, sur les vingt derniers bons. Puis commencez par vos trois fournisseurs les plus fréquents, ceux qui pèsent le plus dans vos achats. C'est un des modules que Codito BTP construit avec les dirigeants dans l'Accompagnement BTP, branché sur leur ERP et leurs chantiers.