Comment contrôler nos factures fournisseurs sans tout rapprocher à la main ?
La réponse courte
En faisant lire bons de commande, bons de livraison et factures par un outil qui les rapproche ligne à ligne et ne signale que les écarts : quantités, prix différents du prix négocié, livraison manquante. L'équipe ne traite plus que les anomalies.
Ce qu'on observe sur le terrain
Données de l'Indice Codito BTP, issues d'entretiens et d'audits avec des acteurs du BTP. Chiffres déclarés en entretien ou en audit. Revue du 18 octobre 2026.
Rapprochement commandes, bons de livraison et factures fait à la main
Dans une entreprise, une personne rapproche des bons de livraison majoritairement papier avec les factures ; dans une autre, le rapprochement repose sur le personnel administratif. Dans une troisième, la moitié des bons de livraison présentent des erreurs et des fournisseurs facturent au-dessus du prix négocié.
factures fournisseurs et sous-traitants par mois rapprochées à la main dans une entreprise ; dans une autre, des erreurs sur la moitié des bons de livraison
0,25 h/facture × 400 factures/mois × 12 mois × 40 €/h = 48 000 €/an
Volume relevé dans une entreprise (400 factures/mois) ; durée de 15 min par facture supposée par Codito.
Pourquoi ça arrive
Les bons de livraison remontent mal du chantier : dans une entreprise de l'Indice, la moitié sont erronés ou incomplets, et des fournisseurs facturent au-dessus du prix négocié.
Le rapprochement entre commandes, bons de livraison et factures se fait à la main. Dans une autre entreprise, une personne fait ce rapprochement, pour 400 factures par mois, et la majorité des bons arrivent encore sur papier.
Ébauche de solution
La démarche que nous appliquons, à adapter à chaque entreprise.
- 01
Numériser à la source
Le bon de livraison est photographié sur chantier au moment de la réception, et rattaché au chantier et à la commande.
- 02
Lire et rapprocher automatiquement
L'IA lit les trois documents, même scannés, et rapproche les lignes : article, quantité, prix unitaire.
- 03
Ne remonter que les écarts
Prix supérieur au tarif négocié, quantité facturée non livrée, facture sans bon : seuls ces cas arrivent à l'équipe, avec le détail de l'écart.
- 04
Transmettre à la comptabilité
Les factures conformes sont envoyées à la comptabilité sans ressaisie, avec leur rattachement chantier.
Questions fréquentes
L'IA lit-elle les bons de livraison manuscrits ou froissés ?
Les documents imprimés, même photographiés, se lisent bien ; le manuscrit et les documents abîmés sont moins fiables. Les cas douteux sont signalés pour une vérification humaine.
Que se passe-t-il quand un fournisseur facture plus que le prix négocié ?
L'écart est signalé avant paiement, avec la ligne concernée et le prix de référence, pour que l'entreprise puisse demander un avoir.
Est-ce lié à la facturation électronique ?
Les deux se complètent : la facture électronique arrive structurée, ce qui facilite le rapprochement. Les bons de livraison, eux, peuvent rester sur papier (c'est le cas de la majorité d'entre eux dans une entreprise de l'Indice) et doivent alors être lus.
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