Comment suivre nos sous-traitants sans tableaux ni relances oubliées ?
La réponse courte
En tenant un dossier unique par sous-traitant ou intervenant (contrat, devis signés, pièces administratives, dates de validité) mis à jour automatiquement depuis les mails reçus. Les pièces qui arrivent à expiration sont redemandées automatiquement, et l'équipe voit d'un coup d'œil qui a signé et qui est en attente.
Ce qu'on observe sur le terrain
Données de l'Indice Codito BTP, issues d'entretiens et d'audits avec des acteurs du BTP. Revue du 1er octobre 2026.
Sous-traitants et intervenants suivis à la main, sur tableaux ou par mails selon les entreprises
Qui a signé, qui est en attente : selon les entreprises, le suivi des contrats et devis repose sur des tableaux ou des mails classés à la main ; dans une entreprise, la relance semestrielle des pièces administratives passe souvent à la trappe.
3 h/semaine × 47 semaines × 40 €/h = 5 640 €/an
Hypothèse Codito : 3 h par semaine de suivi manuel des contrats, devis et pièces.
Pourquoi ça arrive
Dans une entreprise de l'Indice, le dirigeant suit ses sous-traitants dans des tableaux remplis à la main : contrats, montants, paiements.
Dans une autre, les devis signés arrivent par mail et sont classés à la main : un mail raté et l'on perd la trace de ce qui est signé.
Dans cette même entreprise, les pièces administratives des intervenants doivent être redemandées tous les six mois, et la relance passe souvent à la trappe.
Ébauche de solution
La démarche que nous appliquons, à adapter à chaque entreprise.
- 01
Créer un dossier par intervenant
Contrat, devis, pièces administratives et leurs dates de validité, au même endroit.
- 02
Classer automatiquement ce qui arrive par mail
Devis signés, attestations et contrats reçus par mail sont reconnus et rangés dans le bon dossier.
- 03
Automatiser les relances de pièces
Avant expiration, la demande de renouvellement part automatiquement à l'intervenant.
- 04
Afficher l'état de chaque intervenant
Signé, en attente, pièce manquante : un tableau à jour remplace les recherches dans les mails.
Questions fréquentes
Quelles pièces demander à un sous-traitant ?
Pour tout contrat d'au moins 5 000 € HT : l'attestation de vigilance URSSAF, à la signature puis tous les six mois jusqu'à la fin de l'exécution, dont il faut vérifier l'authenticité, et un justificatif d'immatriculation (Code du travail, articles L8222-1, D8222-1 et D8222-5). Selon les cas s'ajoutent la liste des salariés étrangers soumis à autorisation de travail, les attestations d'assurance et les pièces propres aux marchés publics.
Que risque l'entreprise si les pièces ne sont pas à jour ?
Le donneur d'ordre qui ne vérifie pas les obligations de son sous-traitant peut être tenu solidairement responsable en cas de travail dissimulé. C'est pourquoi le suivi doit être régulier.
L'acceptation du sous-traitant par le maître d'ouvrage est-elle concernée ?
Oui : la loi du 31 décembre 1975 impose de faire accepter chaque sous-traitant et agréer ses conditions de paiement par le maître d'ouvrage. En marché privé, l'entrepreneur principal doit aussi garantir le paiement du sous-traitant (caution ou délégation de paiement) ; en marché public, le sous-traitant accepté bénéficie du paiement direct au-delà de 600 € TTC. Ce suivi peut être intégré au même dossier.
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