Le compte prorata est un sujet que personne n'aime ouvrir. Les factures d'eau, d'électricité, de nettoyage ou de base vie arrivent chez plusieurs personnes, la convention n'est pas signée par toutes les entreprises, et la répartition finit refaite à la main, en fin de chantier, au moment où plus personne n'a envie d'en parler. Dans une entreprise que nous accompagnons, c'est l'un des premiers irritants que la coordinatrice travaux a mis sur la table.
Le compte prorata en deux minutes
Sur un chantier à plusieurs entreprises, certaines dépenses profitent à tout le monde : consommations d'eau et d'électricité, nettoyage des parties communes, base vie, gardiennage, réparation de dégradations dont l'auteur n'est pas identifié. Le compte prorata les regroupe pour les répartir entre les entreprises, le plus souvent au prorata du montant de leur marché.
Il ne repose sur aucune obligation légale : il découle d'une convention de gestion conclue entre les entreprises du chantier, qui fixe les dépenses concernées, la clé de répartition et le gestionnaire. En marché privé, la norme NF P03-001 traite des dépenses d'intérêt commun ; en marché public, il faut se reporter au CCAP et à la convention. La FFB et la CAPEB proposent des modèles. Le gestionnaire est généralement le titulaire du lot principal, souvent le gros œuvre.
Pourquoi c'est si pénible
- Les factures sont dispersées. Elles arrivent chez le conducteur de travaux, à la comptabilité, chez l'assistante, parfois chez un sous-traitant. Personne n'a la vue d'ensemble.
- Personne ne supervise. Le compte prorata n'est le métier de personne : il passe après le chantier, donc en dernier.
- Les signatures manquent. Une convention que toutes les entreprises n'ont pas signée devient une source de litige au moment du décompte.
- La répartition se refait à la main. Dans un tableur, en fin de chantier, avec des montants de marché qui ont bougé entre-temps (avenants, travaux supplémentaires).
La méthode : un compte tenu au fil de l'eau
- Une seule adresse pour les dépenses communes. Chaque facture concernée y est transférée ou photographiée, quel que soit celui qui la reçoit.
- Un agent IA lit et classe. Il extrait le fournisseur, la date, le montant et la nature de la dépense, et l'affecte au bon chantier. En cas de doute, il demande.
- La répartition se tient à jour en continu. La clé de la convention (montant des marchés ou clé décidée par le comité) est appliquée à chaque nouvelle dépense, avec les montants de marché à jour des avenants.
- Les appels de fonds se préparent seuls. À chaque échéance, l'agent prépare l'état par entreprise et le courrier d'appel de fonds, que le gestionnaire valide avant envoi.
- Les signatures sont suivies. La liste des entreprises qui n'ont pas signé la convention est visible, avec une relance préparée.
Au décompte final, il n'y a plus rien à reconstituer : le compte a été tenu pendant tout le chantier.
Le lien avec le reste de l'administratif
Les factures du compte prorata sont des factures fournisseurs comme les autres : depuis septembre 2026, elles arrivent de plus en plus en format électronique structuré, ce qui facilite leur lecture (voir la facturation électronique dans le BTP). Le même socle sert au contrôle des factures fournisseurs et à la saisie des bons de livraison.
Par où commencer
Sur votre prochain chantier en gestion, créez l'adresse unique des dépenses communes dès l'ouverture, vérifiez que chaque entreprise a signé la convention, et tenez un état mensuel plutôt qu'un décompte final. C'est un des modules que Codito BTP construit avec les dirigeants dans l'Accompagnement BTP, au sein de leur logiciel sur mesure.