Indice Codito BTP · Priorité n°10 ex aequoTrésorerie & pilotage

Comment relancer nos impayés sans y passer une journée par semaine ?

La réponse courte

En suivant automatiquement les échéances de chaque facture et situation, et en déclenchant des relances graduées (rappel courtois, relance ferme, mise en demeure) aux bonnes dates. La personne en charge ne traite plus que les dossiers qui bloquent.

Ce qu'on observe sur le terrain

Données de l'Indice Codito BTP, issues d'entretiens et d'audits avec des acteurs du BTP. Chiffres déclarés en entretien ou en audit. Revue du 1er octobre 2026.

Relances d'impayés manuelles, sans automatisation

Les relances reposent sur une secrétaire, des assistantes ou plusieurs personnes non coordonnées selon les entreprises ; dans une entreprise, le suivi tient dans un tableur et la première relance part deux mois après l'échéance.

Métrique observée
0,5 à 1 jour/semaine

de relances cumulées par les assistantes dans une entreprise ; dans une autre, 8 à 10 % du CA en impayés

Coût estimé dans une entreprise (temps relevé × 40 €/h)
≈ 6 580 €/an

0,5 jour/semaine × 7 h × 47 semaines × 40 €/h = 6 580 €/an

Cas observé : temps de relance seul (borne basse), hors encours récupérés.

Pourquoi ça arrive

Les relances sont manuelles et reposent, selon les entreprises, sur une secrétaire, des assistantes ou une comptable, qui ont aussi d'autres tâches.

Sans calendrier de relance, des créances finissent par dormir ; dans une entreprise de l'Indice, la première relance part deux mois après l'échéance.

Dans cette même entreprise, trois personnes relancent les clients sans savoir ce que les autres ont fait.

Ébauche de solution

La démarche que nous appliquons, à adapter à chaque entreprise.

  1. 01

    Centraliser les échéances

    Chaque facture et situation émise est suivie avec sa date d'échéance, son montant et son interlocuteur, à partir du logiciel de facturation.

  2. 02

    Définir un scénario de relance

    Rappel avant échéance, relance à l'échéance, relance ferme, puis mise en demeure : le calendrier et le ton sont fixés une fois pour toutes.

  3. 03

    Automatiser l'envoi

    Les rappels et relances partent seuls aux dates prévues, personnalisés avec les références du chantier et de la facture ; la mise en demeure est préparée automatiquement mais validée par la direction avant envoi.

  4. 04

    Remonter les cas critiques

    Les gros montants, les retards longs et les clients qui contestent sont signalés à la direction, qui décide de la suite.

Questions fréquentes

Quels sont les délais de paiement légaux entre professionnels ?

Sauf accord contraire, 30 jours après réception des marchandises ou exécution de la prestation. Un délai convenu ne peut dépasser 60 jours à compter de la date d'émission de la facture, ou 45 jours fin de mois s'il est expressément prévu au contrat. Tout retard entraîne de plein droit des pénalités et une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement (Code de commerce, articles L441-10 et D441-5). En marché public, le délai est en principe de 30 jours, avec intérêts moratoires et la même indemnité.

Une relance automatique ne risque-t-elle pas d'abîmer la relation client ?

Pas si le ton est maîtrisé et que les dossiers sensibles sont exclus ou validés à la main. Une relance régulière et courtoise est mieux perçue qu'une relance tardive et agacée.

Comment gérer les retenues de garantie ?

Elles se suivent comme une échéance à part : en marché privé de travaux, la retenue (5 % au plus) est libérée un an après la réception, sauf opposition motivée du maître d'ouvrage (loi du 16 juillet 1971). La date est enregistrée dès la réception, et la demande de libération part automatiquement à son terme.

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