Indice Codito BTP · Priorité n°2 ex aequoMails

Comment passer moins de temps sur nos mails sans rien rater ?

La réponse courte

En confiant le tri et le premier jet à un assistant : les mails sont classés par urgence et par chantier, les longs échanges sont résumés, et une réponse est préparée pour validation. Le dirigeant ou le conducteur ne lit plus tout : il traite ce qui compte.

Ce qu'on observe sur le terrain

Données de l'Indice Codito BTP, issues d'entretiens et d'audits avec des acteurs du BTP. Chiffres déclarés en entretien ou en audit. Revue du 1er octobre 2026.

Mails : de 1 à 3 h par jour selon les entreprises

Selon les entreprises, dirigeants, conducteurs de travaux ou assistantes trient et rédigent leurs mails à la main ; dans une entreprise, le DAF y passe aussi 1 h 30 par jour. Dans une autre, des mails importants sont manqués, noyés dans la publicité.

Métrique observée
1 à 3 h/jour

de mails pour un dirigeant selon les entreprises ; dans l'une d'elles, 1 h 30 par jour pour le DAF et 1 à 1 h 30 pour un conducteur de travaux

Coût estimé dans une entreprise (temps relevé × 40 €/h)
≈ 30 800 €/an

(1 h + 1,5 h + 1 h)/jour × 220 jours × 40 €/h = 30 800 €/an

Cas observé : 3 profils clés (dirigeant 1 h, DAF 1,5 h, conducteur de travaux 1 à 1,5 h par jour), soit 770 à 880 h/an cumulées (borne basse).

Pourquoi ça arrive

Selon les entreprises de l'Indice, les profils clés reçoivent de tout : réclamations clients, factures, échanges avec les équipes, publicité. Le tri se fait à la main, mail par mail.

Dans une entreprise de l'Indice, les mails sont souvent lus sur le chantier, puis la réponse est oubliée.

Dans une autre, la seule pratique d'IA encouragée pour les mails consiste à copier-coller un texte dans un assistant pour le reformuler, sans lien avec la messagerie.

Ébauche de solution

La démarche que nous appliquons, à adapter à chaque entreprise.

  1. 01

    Connecter la messagerie à un assistant

    Avec un compte professionnel et des droits maîtrisés, l'assistant lit les mails entrants sans qu'il faille les copier-coller.

  2. 02

    Trier par priorité et par chantier

    Chaque mail est classé (à traiter aujourd'hui, à suivre, information, publicité) et rattaché au bon chantier ou au bon client.

  3. 03

    Résumer et préparer les réponses

    Les fils longs sont résumés en quelques lignes, et un brouillon de réponse est proposé dans le ton de l'entreprise. Rien n'est envoyé sans validation.

  4. 04

    Ranger les pièces jointes automatiquement

    Plans, devis, factures et comptes rendus reçus par mail sont classés dans le bon dossier, ce qui supprime une autre tâche quotidienne.

Questions fréquentes

L'assistant peut-il envoyer des mails à notre place ?

Techniquement oui, mais nous recommandons de garder une validation humaine avant tout envoi, au moins au démarrage. Le gain vient du tri et du brouillon, pas de l'envoi automatique.

Est-ce adapté aux conducteurs de travaux qui lisent sur téléphone ?

Oui : un résumé des mails importants et des réponses pré-rédigées sont justement plus faciles à traiter sur un téléphone qu'une boîte pleine.

Que devient la confidentialité des échanges ?

Elle dépend du cadre choisi : abonnement professionnel qui n'utilise pas vos données pour entraîner les modèles, droits limités par utilisateur et charte d'usage interne.

Pour aller plus loin